Achtergrond Golf boven
Achtergrond Golf onder

Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2019

Publicatiedatum:
maandag 23 maart 2020
Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking



Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2019

Het strategisch beraad van de Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant;

 

gelet op artikel 1, eerste lid van de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2019.

 

besluit vast te stellen de Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2019.

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

 

a.

Archiefbescheiden

als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd

b.

Archiefbewaarplaats

de door het strategisch beraad voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995

c.

Archiefruimte

een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995

d.

Beheer

de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

e.

Beheerder

het hoofd van de beheereenheid zijnde de ambtelijke organisatie van de GR RWB.

f.

Conversie

omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling

g.

Informatiehuishouding

het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn

h.

Kwaliteitssysteem

kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling

i.

Migratie

overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling

j.

Overbrenging

overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995

k.

Selectielijst

lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995

l.

Strategisch informatieoverleg

structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt

m.

Vervanging

het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995

n.

Vervreemding

overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

 

Artikel 2 Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

 

Hoofdstuk 2 Beheerregeling

Artikel 3 Taken beheerder

  • 1.

    De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

  • 2.

    De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vernietiging.

 

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

  • 1.

    Het Strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over:

    • a.

      vervreemding van archiefbescheiden;

    • b.

      uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst regionale archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

    • c.

      vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

    • d.

      overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

    • e.

      beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

    • f.

      duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

    • g.

      de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

    •  

Artikel 5 Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

  • a.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

  • b.

    van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

  • c.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

  • d.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

  • e.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

  •  

Artikel 6 Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

  • a.

    de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

  • b.

    het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

  • c.

    het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van regionale organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

  • d.

    het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

  • e.

    het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;

  • f.

    de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

  • g.

    het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

  • h.

    het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van regionale organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

  • i.

    het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

  • j.

    het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;

k. het twee jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collectie

 

 

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 7 Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2013 wordt ingetrokken.

 

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze beheerregeling treedt in werking op 5 februari 2019.

  • 2.

    Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer RWB 2019.

     

Aldus vastgesteld in de vergadering van het strategisch beraad van de GR regio West-Brabant op 31 januari 2019

 

Namens deze,

Paul Depla

Voorzitter

Erik Kiers

Secretaris